C'est la baguette qui choisit son sorcier, Harry !
Vous êtes quelle team pour Harry Potter ?
□ Team « fan inconditionnel depuis mes 15 ans et fervent collectionneur des figurines pop »
□ Team « les bouquins sont largement mieux que les films »
□ Team « moi je ne l’ai vu qu’en 2022 »
□ Team « jamais regardé »
Moi, il m’a fallu attendre 2022 pour enfin regarder cette série de films, malgré la pression incessante mise par mes amis pour me forcer à le faire plus tôt. Mais peu importe la team dans laquelle vous vous trouvez, en lisant le titre de cet article, vous n’avez pas dû vous sentir totalement perdus, même si vous n’avez jamais regardé un seul épisode.
Car tout le monde sait plus ou moins de quoi parle Harry Potter : de sorciers, de baguettes magiques et le tout dans un univers fantastique. Mais pour aller un peu plus loin, Harry Potter, c’est un jeune garçon qui découvre du jour au lendemain que ses parents étaient des sorciers et qu’il peut donc intégrer une grande école de sorcellerie, j’ai nommé Poudlard.
Bon, on ne va pas se refaire tous les épisodes, mais on va juste se concentrer sur un moment très précis qui m’a interpellée dans le premier. Harry passe par tout le processus de rentrée scolaire, notamment celui de l’achat de ses fournitures. Et vous l’aurez deviné, quand on est sorcier, on ne se contente pas d’une règle et d’un compas, il nous faut une baguette magique, accessoire principal de tout sorcier qui se respecte.
Mais une baguette, ça ne se choisit pas à la légère. D’ailleurs, ça ne se choisit pas du tout et c’est l’une des premières leçons qui va lui être enseignée : c’est la baguette qui choisit son sorcier, Harry.
Bon quel rapport avec la communication ? J’y viens !
Cette réplique m’a tout de suite fait penser à une situation qui pose souvent problème dans le milieu associatif : le recrutement des bénévoles ! Car pour exister un sorcier a besoin de sa baguette magique et tout comme l’association, qui pour exister a besoin de ses bénévoles. Ce sont eux qui font que la magie opère au quotidien.
Recruter des bénévoles, c’est une étape incontournable dans une association. Parfois, c’est dû à un manque d’effectif : vous n’êtes pas assez nombreux et vous avez besoin de convaincre de nouvelles personnes de vous rejoindre. Parfois, c’est dû à un manque de compétences : vous avez des besoins spécifiques à remplir, mais personne n’a les connaissances pour le faire. Et parfois, c’est un peu les deux. Dans tous les cas, vous devez mettre en place un système qui va vous permettre de faire savoir à de potentielles nouvelles recrues que vous existez, que vous avez besoin d’elles, pour que la rencontre se produise.
Le processus de recrutement qui est alors mis en place est souvent calqué sur ce qui se fait en entreprise. Rédaction d’une offre de mission, publication, réception des candidatures, entretien, sélection, intégration. Mais pourtant, on voit vite que ce qui marche en entreprise, ça coince dans les associations. Et ça coince souvent à l’étape de la réception des candidatures parce que comme on dit, “y a pas foule”. Donc vous restez avec votre besoin non répondu, quelqu’un dans l’asso se dévoue pour tenter un truc, ça ne marche pas et la situation s’éternise.
Alors d’où vient le problème ?
Le problème, c’est justement que le processus de recrutement est adapté aux entreprises et pas à une association. Certes, la façon de faire peut être similaire, mais le fond, lui est totalement différent. Qu’est-ce qui change ? L’argent, évidemment.
Quand une offre d’emploi est publiée, elle s’adresse à une cible particulière : celle d’une personne qui recherche un emploi. Cette personne a un besoin, celui de gagner de l’argent pour vivre. Et pour cela, elle est dans une démarche de mise à disposition de ses compétences contre rémunération pour répondre à son besoin. Elle va donc parcourir les sites d’offres d’emploi et en sélectionner quelques-unes auxquelles elle va candidater. Sa sélection va reposer sur trois critères principaux : l’adéquation des missions proposées avec ses compétences, le montant de la rémunération proposée et la localisation de l’entreprise. À ces critères principaux, s’ajoutent des critères secondaires tels que les conditions de travail, les perspectives d’évolution, les avantages, la culture de l’entreprise, etc.
Lors du recrutement d’un bénévole, le schéma est un peu différent. L’offre de bénévolat, une fois publiée, s’adresse à une cible tout autre : une personne qui souhaite s’investir gracieusement dans une mission. Cette personne souhaite aussi répondre à un besoin, peut-être celui de se sentir utile, celui de rencontrer du monde ou de mettre ses compétences au service d’une cause qui lui tient à coeur. En tout cas, son besoin ne sera pas de gagner de l’argent pour vivre puisqu’il n’est pas question de rémunération dans cette transaction.
Le bénévole offre son temps libre, gracieusement et par pur volontariat à une association : rien ne l’oblige à s’investir dans une mission plutôt qu’à regarder Harry Potter à la TV. Ses critères de sélection principaux ne seront donc pas les mêmes puisqu’il ne peut pas se baser sur le montant de la rémunération pour faire son choix. Il peut par contre prendre en compte la zone géographique : est-ce qu’il veut s’engager dans une mission à distance ou est-ce qu’il a besoin de voir du monde et donc d’être à proximité de chez lui ? Et il peut aussi tenir compte des missions proposées : est-ce qu’il veut découvrir quelque chose de totalement différent de ce qu’il fait dans son activité professionnelle ? Ou bien veut-il mettre ses compétences à profit ?
Mais son critère le plus important sera souvent tout autre, parce que ce que recherche surtout un bénévole, c’est de s’engager pour une cause qui correspond à ses valeurs et ça change tout pour le processus de recrutement.
C’est le bénévole qui choisit son association, Harry
He oui, ça prend tout son sens maintenant. Dans Harry Potter, la baguette magique choisit son sorcier en se basant sur sa personnalité et ses valeurs profondes. Et pas question de la berner, elle ressent précisément ce qu’il se passe vraiment à l’intérieur de tous ceux qui la rencontre. Et une fois qu’elle a trouvé le propriétaire qui lui correspond, impossible de s’en défaire. it’s a match.
Et dans le milieu associatif, c’est pareil. Ce n’est pas l’association qui choisit son bénévole, c’est le bénévole qui choisit auprès de qui il souhaite s’engager. À qui il veut offrir son temps.
Et pour ça, il se base sur des critères essentiels : les valeurs portées, le combat mené, les actions déjà réalisées, les engagements pris par la structure… Il se base sur l’image que votre association renvoie.
Peut-il facilement comprendre qui vous êtes et ce que vous faites ?
Votre combat est-il suffisamment parlant pour lui ?
Vos actions sont-elles bien valorisées ? Ont-elles un sens ?
Votre identité est-elle vieillotte et repoussante ou dynamique et engageante ?
Vos supports de communication sont-ils actualisés ?
Travailler sur tous ces éléments est donc essentiel pour favoriser le recrutement au sein de votre asso et donner de l’importance à la communication en est la première étape, puisque que comme vous l’aurez compris : votre objectif pendant le recrutement est de convaincre le bénévole de vous rejoindre. Imaginez-vous au Forum des Associations de votre ville, on est en septembre et vous tenez un stand avec une cinquantaine d’autres. Certaines font exactement la même chose que vous. D’ailleurs, vous êtes placés l’un en face de l’autre, car les organisateurs ont attribué les stands en fonction des secteurs d’activité. Que faites-vous pour convaincre de nouvelles recrues de s’engager à vos côtés ?
Imaginez qu’une personne arrive, c’est une jeune femme qui souhaite s’investir dans une école de musique pour donner des cours aux plus petits. Elle a envie de faire cela sur son temps libre, car elle adore la musique. C’est une véritable passionnée qui souhaite transmettre au plus grand nombre et elle a envie d’acquérir une nouvelle expérience.
Le premier critère sur lequel elle va se baser, c’est donc le type d’associations : assos de musique ✅ puis le public auquel s’adresse l’association : jeunes enfants ✅ ensuite elle va s’intéresser aux instruments qui sont proposés dans les associations, si elles ne proposent pas le sien ou au contraire si les cours de cet instrument ont déjà un professeur. Votre association de musique va donc rentrer dans son processus de sélection jusqu’à arriver dans le top 2 final. Ce qui va vous différencier d’une autre association, ce qui vous rend unique, c’est votre identité. La personnalité de votre association.
On communique avant de recruter
La communication pré-recrutement prend donc tout son sens puisque son enjeu est de convaincre le futur bénévole que votre association est celle qui lui correspond le mieux. Qui se ressemble, s’assemble. Vous devez donc mettre en valeur tous les éléments qui vont permettre aux futures recrues d’apprendre à vous connaître, de se faire une opinion sur vous et donc de faire son choix en pleine conscience.
Et cela va même plus loin, car dans la majorité des cas, vous devez convaincre votre public de tenter l’expérience du bénévolat.
Attention : pas besoin de préciser qu’à ce stade, mentir sur vos valeurs et vos projets n’entraîneront que frustration et déception. Ce sera forcément contre-productif.
En termes de comm’ ça donne quoi ?
- Avoir un site web actualisé → En sortant du forum des associations, si vous avez tapé dans l’oeil d’une potentielle nouvelle recrue, soyez sûrs que la prochaine chose qu’elle va faire, c’est visiter votre site web pour avoir plus d’informations. Votre site doit donc être bien construit et attrayant. Votre page “Qui sommes-nous”, “À propos”, “Notre mission”, peu importe le nom que vous lui avez donné doit être irréprochable : explicite, simple à comprendre et facile à retenir. En gros, il faut qu’en fermant la page de votre site web, le visiteur soit en mesure de résumer à n’importe qui ce que vous faites et pourquoi vous le faites. Votre site doit être mis à jour et actualisé régulièrement.
Valoriser vos activités sur les réseaux sociaux → ils doivent être actualisés et être garants de votre identité visuelle. Ce sont les réseaux sociaux qui vont vraiment montrer votre identité et refléter votre personnalité. Êtes-vous une joyeuse bande de comiques ou un groupe concerné et sérieux ?
- Avoir des preuves sociales → pour être vraiment sûr qu’elle ne regrettera pas de vous rejoindre, la nouvelle recrue va tenter de mieux vous connaître et donc de savoir ce que l’on pense de vous. Elle va rechercher des témoignages de bénévoles, d’adhérents, de participants… pour avoir des retours concrets. Peut-être des vidéos sur vos réseaux sociaux ? Elle va sûrement aussi s’intéresser à ce que la presse dit de vous, alors avoir des retombées médiatiques, c’est votre carte à jouer pour mettre en valeur vos actions phare, vos projets réussis… Ce sont autant d’éléments qui vont montrer aux futurs bénévoles qu’ils ne s’engagent pas en vain !
- Travailler votre cohérence → la communication pré-recrutement, au final ça se travaille au quotidien et c’est votre identité visuelle qui montrera vraiment votre cohérence, et même votre cohésion. Sur le forum des assos, pensez à être visible ! C’est le bon moment pour sortir vos t-shirts d’équipe, vos flyers et vos bannières. Travailler votre communication vous permettra de la rendre professionnelle et qu’elle soit la plus impactante possible. C’est un bon moyen pour qu’on vous voie et qu’on ait envie de s’arrêter devant votre stand mais ça ne suffira pas à convaincre de rejoindre vos rangs. Car ce que vous racontez est tout aussi important : le discours de vos bénévoles sur le stand reflète-t-il bien votre positionnement ? Chacun tient-il le même discours que tout le monde ou ça s’emmêle les pinceaux dans le pourquoi, comment de l’asso ?
Ca implique ici que vos bénévoles doivent être formés, guidés et parfaitement au point sur la manière de présenter votre association. Ils sont garants de son image et participent à la communication, au même titre que vos publications sur les réseaux sociaux.
Et après le recrutement, on communique toujours !
La communication post-recrutement est essentiel pour permettre à vos bénévoles de pouvoir parler de votre association. C’est ce qu’on appelle la communication interne et généralement elle fait du tort à votre organisation. Elle est souvent négligée, au profit de la communication externe et pourtant, sans elle, la magie ne peut opérer. Plutôt que de vous vanter les bénéfices de ce type de communication, voici la liste non-exhaustive des risques que vous prenez en ne la mettant pas en place dans votre structure (peut-être certains vous sont déjà familiers) :
- Vos équipes sont démotivées et/ou ne se sentent pas investies
- L’intégration des nouveaux est irrégulière car il n’y a pas de vrai processus d’intégration
- Vos bénévoles ne viennent pas régulièrement (fidélisation)
- Il n’y a pas de sentiment d’appartenance dans votre association
- Le management est conflictuel
- Personne ne sait exactement ce qu’il a à faire
- Les projets sont toujours désorganisés
- Tout est fait à la dernière minute
La communication ne s’arrête pas au recrutement des bénévoles, elle doit continuer tout au long de son expérience dans votre association. C’est de cette manière que vous pourrez le fidéliser et le faire rentrer dans une vraie communauté, où il se sentira bien. Puis qu’à son tour, il puisse faire vivre cette communauté, l’animer, en bon ambassadeur. Il faut qu’il puisse avoir un sentiment d’appartenance à quelque chose de plus grand lui et qu’il soit heureux dans faire partie, c’est ça votre mission. Il vous donne de son temps, alors vous lui devez bien ça.
L’intégration des bénévoles est donc un moment à ne pas négliger dans votre aventure associative. C’est elle qui lui permettra de savoir où il a mis les pieds, d’avoir tous les documents à sa disposition pour contextualiser votre activité et qui lui permettront de se repérer : un organigramme, un historique, des témoignages de missions… C’est aussi l’occasion de refaire le point sur le temps qu’il souhaite accorder à son bénévolat et aux missions qui l’intérèssent.
Mais ça ne s’arrête toujours pas là (spoiler alert : ça ne s’arrête jamais). Une fois l’intégration terminée, vous devrez créer des moments de communication fluides avec le nouveau bénévole. Faire des points réguliers avec lui pour qu’il ne sente jamais perdu : a-t-il tout ce dont il a besoin pour avancer ? se sent-il à l’aise dans le groupe ? Ses missions lui plaisent-elles ?
Manager une équipe de bénévoles n’est pas chose facile et il faut savoir gérer les conflits, les imprévus et les doutes, toujours avec bienveillance. Et la communication interne sera votre meilleure alliée pour cela.
Conclusion
Vous l’aurez compris, c’est le bénévole qui choisit son asso mais c’est à vous de lui permettre de s’y sentir à sa place pour qu’il y reste ! Une fois la période d’intégration terminée, votre bénévole doit être le meilleur ambassadeur que votre asso puisse espérer : il doit pouvoir expliquer à qui le lui demandera (et même à ceux qui ne lui demandent pas) qui vous êtes, ce que vous faites, pourquoi et comment.
C’est ce qu’on appelle le marketing viral, le bouche à oreille de son petit nom. En communication, c’est un outil très puissant qui peut autant servir à la réputation de votre association qu’à lui nuire. Il suffit que votre bénévole n’ait pas bien compris un détail vous concernant pour que votre image et votre notoriété en pâtissent.
Soignez donc votre communication en pré-recrutement pour attirer et convaincre les meilleurs bénévoles de Poudlard de vous rejoindre, mais pensez à la communication en post-recrutement pour ne pas avoir la même réputation que Serpentard.
Images : laregledujeu.org
Amélie Buon
Consultante en communication engagée
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